Cómo crear protocolos de trabajo efectivos para tu clínica dental.

Parece que hay tareas, aparentemente sencillas, que nunca se terminan de hacer bien. A veces por falta de tiempo, otras porque nadie se hace responsable de ellas.

Este tipo de problemas de gestión clínica nacen de una mala organización. Además, son como una bola de nieve que no deja de rodar.  Cada vez se va haciendo más grande. A menudo no sabes cómo pararla. Incluso aceptas que las cosas tienen que ser así, que no tienen solución. Hasta que, al final, te pasa por encima.

Precisamente este tipo de problemas diarios de gestión clínica son más fáciles de solucionar de lo que crees. Simplemente basta con crear protocolos de trabajo donde todo quede bien definido.

Bien. ¿Y por dónde puedes empezar? En este artículo hablaremos de lo siguiente:

1. Qué son los protocolos de trabajo y cómo pueden ayudar a tu clínica dental
2. Cómo crear protocolos de trabajo sin morir en el intento
3. Cómo asegurarte de que tu equipo cumpla los protocolos
4. Bonus track: ¿Qué hago cuándo ya estén hechos?
   

1. Qué son los protocolos de trabajo  y cómo pueden ayudar a tu clínica dental

Un protocolo de trabajo es un documento que estandariza y unifica los procesos de trabajo en cada departamento. En cristiano: el que dice cómo se tienen que hacer las cosas, paso por paso, para hacerlas bien.

Lo bueno de los protocolos de trabajo es que se pueden hacer de lo que quieras. Preferiblemente, de cualquier proceso que quieras mejorar.

No tienes por qué seguir ningún formato o plantilla. Ni tiene que tener un número de páginas concreto. Simplemente debe ser útil, práctico y personalizado para tu clínica dental, ya que su objetivo es hacerte la vida más fácil.

Vale. Todo el equipo debería seguir protocolos para asegurarnos de que todo sale perfecto. Y esto, con el follón que supone, ¿qué beneficios tiene para la clínica? ¿Merece realmente la pena? Totalmente sí. Principalmente por estos motivos:

• Mejor gestión del tiempo. Si siempre se siguen los mismos pasos, podrás tener una mejor estimación de los tiempos de cita que te permitirán mejorar la atención a tus pacientes y la rentabilidad.
  
• Mayor eficiencia en el trabajo: Los protocolos se hacen para evitar pasos innecesarios en el camino, de modo que con el tiempo serán una guía práctica para simplificar las tareas y ser más eficientes y resolutivos.
  
• Equipo más motivado: No hay nada mejor que hacer a tu equipo partícipe de los cambios para crear una cultura de empresa más sana. Deja que tomen decisiones, que propongan, que den feedback. Esto aumentará su rendimiento y motivación. (En otro artículo contábamos otros métodos de mejorar la motivación de equipos).
  
• Asignación de responsabilidades: Los protocolos de cada departamento dejan claro quien es el/la responsable de cada tarea. Así es mucho más fácil rendir cuentas cuando toca la reunión de rendimiento. (Porque os reuniréis, ¿no?).
  
• Adaptación de nuevo personal: Contar con un protocolo cuando incorporamos a nuevo personal en la plantilla permitirá que la curva de aprendizaje sea más rápida, se adaptarán más rápidamente a tu forma de trabajar y podrán hacer las cosas bien desde el principio. Sin represalias.
  

2. Cómo crear protocolos de trabajo sin morir en el intento

Todos sabemos el problema principal que tiene hacer protocolos. Es un rollo y no tienes tiempo para ponerte a redactarlos.

Aún así sabes que es algo que te va a venir muy bien. Es una de esas tareas que cuesta empezar pero que te va a facilitar mucho la vida.

Por eso una de las claves para dejar de procrastinar (y esto sirve para implementar cualquier hábito en tu vida) es hacerlo sencillo.  Empieza por desglosar la creación de protocolos en tareas más llevaderas. 

¿Cuáles son éstas tareas que te ayudarán a pasar de un folio en blanco a un buen protocolo?:

• Establece un listado de las áreas de tu clínica que necesitan protocolos. Solo tú sabes qué es lo que realmente no funciona y necesita si o si un protocolo. (Protocolo de recepción de pacientes, protocolo de material,etc.)
  
• Pregunta a tu equipo antes de hacerlos. Haz que participe en la creación del protocolo, ya que esto hará que aumente su compromiso para cumplirlo. Además, ellos saben cual es el día a día de su trabajo y lo que necesitan para que sea más sencillo y eficiente.
  
• Simplifícalo. Keep it simple. Que no parezca La Biblia. Puedes sustituir los párrafos largos por checklist o listados de elementos que los harán más fáciles de seguir.
  
• Asigna a una persona que se encargue de redactarlos y revisarlos. Esta tarea es fácilmente delegable a una o varias personas de cada departamento.  Simplemente encárgate de revisarlos y aportar las mejores soluciones para que los protocolos sean realmente útiles.

3. Cómo asegurarte de que tu equipo cumpla los protocolos

Quizás pienses que, a estas alturas, es complicado (o imposible) cambiar la forma en la que tu equipo trabaja y hace las cosas. O que introducir protocolos ahora desestabilizaría la clínica hasta que todo el equipo se adapte (si es que lo hace).

No te vamos a mentir, cambiar la forma de trabajar requiere esfuerzos y una inversión de tiempo (por eso siempre será más fácil “educar” a nuevo personal que a los trabajadores que llevan contigo varios años). 

Pero no por ello vas a seguir igual cuando sabes que las cosas se podrían hacer mejor ¿verdad?.

La gestión de equipos no es fácil, pero debes tomar decisiones. Y podemos decirte de primera mano que los resultados a largo plazo son maravillosos.

Si quieres que los protocolos funcionen y que no te duela la cabeza tenemos algunos consejos que te ayudarán:

• Evita los cambios constantes y bruscos. Los cambios necesitan un tiempo para asentarse y hacerlos parte de vuestro día a día. No esperes que tu equipo siga los protocolos cuando no paran de cambiar. 

• Haz que tu equipo aporte ideas para mejorarlos. Los protocolos son documentos vivos que necesitan ser actualizados. Si consigues que tu equipo se comprometa a mejorarlos aportando ideas tendrás mucho camino recorrido.

• Acaba con la resistencia, esos trabajadores que no están por la labor de mejorar. Lo sabemos, es delicado. Pero es mejor que solo tengas a tu lado gente que quiera lo mejor para tu clínica, no a quien impida tu crecimiento.

BONUS TRACK: ¿Qué hago cuando ya están hechos?

Supongamos que ya tienes tus protocolos de trabajo bien redactados (por fin). Ahora es el momento de presentarlos para que todo el equipo los conozca y se comprometa a cumplirlos.

Algunas cosas que te ayudarán en este proceso son:

1º. Agenda una reunión con tu equipo para presentar los protocolos: Puedes hacerlo con una videollamada, aunque nosotros preferimos que sea presencial (somos de calor humano).

Durante la reunión se debe resolver cualquier duda que surja en el momento. Puedes preparar una pequeña presentación en PowerPoint o Keynote que resuma lo principal de cada protocolo, responsables y fecha de inicio. 

Establece un período de revisión de una semana para que tu equipo pueda revisarlos y detectar cualquier cosa que se haya podido pasar.

2º. Guárdalos en un espacio compartido, ya sea en la nube o en vuestro servidor. Que sea fácilmente accesible por todo el equipo, descargable o se pueda sacar impreso. Esto no será un problema para las clínicas dentales más tecnológicas. (¿Aún no estás digitalizado/a?)

3º. Revísalos regularmente para ver la posibilidad de añadir, eliminar o modificar algún punto. Revisa las aportaciones de tu equipo. De su “trabajo de campo” saldrán las aportaciones más valiosas.

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Sabemos que implementar protocolos es complicado, pero es la solución a la mayoría de tus problemas.  Como solemos recomendar, dedica un tiempo a pensar en esos cambios que tendrán un impacto real en tu crecimiento. Empieza por cambiar lo que no funciona.

Ánimo. Todos seréis más felices. Palabra de Clase Uno.

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